Informace o zpracování osobních údajů obchodních partnerů

Vážení obchodní partneři,
níže uvedené informace Vám slouží k zajištění plné a transparentní informovanosti o zpracování Vašich osobních údajů správcem těchto údajů, a to v souladu s čl. 13 a 14 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Obecné nařízení o ochraně osobních údajů“).

1. Totožnost a kontaktní údaje Správce: SPL a.s., se sídlem Třebohostická 3069/14, 100 00 Praha 10, IČ: 28002890, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, v oddíle B, vložka 15608 Kontaktní osoba: Mgr. Lucie Svobodová tel.: 603 188 546 e-mail: lucie.svobodova@safichemgroup.com (dále jen „My“ nebo také „Správce“)
   
   Přijali jsme závazek chránit soukromí a osobní údaje našich nájemců, obchodních partnerů a fyzických osob za ně jednajících, s jejichž osobními údaji přicházíme do styku. Níže uvádíme informace týkající se zpracování – zejména shromažďování, zveřejňování a dalšího používání - osobních údajů týkajících se našich nájemců a dalších obchodních partnerů a fyzických osob za ně jednajících.
2. Pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl u Správce jmenován.
3. Osobní údaje, jež o Vás Správce zpracovává: Vaše osobní údaje získáváme z několika zdrojů. Primárním zdrojem Vašich osobních údaje jste Vy osobně nebo Vaše společnost, resp. společnost, jíž zastupujete (např. když s Vámi uzavíráme smlouvu a Vy osobně, nebo společnost, jíž zastupujete, nám pro tyto účely předáte Vaše identifikační údaje či platební údaje). Vaše osobní údaje dále můžeme rovněž pro výše uvedené účely získávat z veřejně dostupných zdrojů, jako jsou např. veřejné seznamy, rejstříky a registry (např. obchodní rejstřík či živnostenský rejstřík) nebo nám mohou být poskytnuty třetími stranami (zejména informace z kamerového systému provozovaného v prostorách na adrese sídla společnosti).
   
   Informace či údaje, které o Vás zpracováváme je nutno považovat za osobní údaje, přičemž tyto zahrnují:
   • Jméno, případně jména a příjmení;
   • Datum narození;
   • Trvalý nebo jiný pobyt;
   • Kontaktní údaje (telefon, email, doručovací adresa); IČ fyzické osoby – podnikatele;
   • DIČ fyzické osoby – podnikatele;
   • Pracovní pozice či zařazení fyzické osoby u obchodního partnera;
   • Údaje o bankovním účtu;
   • Informace z kamerového systému provozovaného v prostorách na adrese sídla společnosti.
4. Účel zpracování osobních údajů a právní základ pro jejich zpracování: Účelem zpracování Vašich osobních údajů je:
   1. Řízení vztahů s Vámi – nájemci, obchodními partnery, zákazníky a potenciálními nájemci a partnery, zejména v podobě uzavření, plnění a případné změně uzavřené smlouvy; Zpracování osobních údajů za tímto účelem je nezbytné pro plnění splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) Obecného nařízení o ochraně osobních údajů a nezbytné pro účely oprávněných zájmů Správce a třetích stran ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) Obecného nařízení o ochraně osobních údajů.
   2. Plnění daňových a účetních povinností; Zpracování osobních údajů za tímto účelem je nezbytné pro plnění právních povinností Správce ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm.
   3. Obecného nařízení o ochraně osobních údajů, stanovených zejména:
      1. zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, (dále jen „Zákon o účetnictví“);
      2. zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Zákon o daních z příjmů“);
      3. vyhláškou č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.
      
      Pokud by bylo pro nás dále žádoucí zpracovávat Vaše osobní údaje nad rámec povinností, které nám stanoví právní předpis, či naše oprávněné zájmy nebo oprávněné zájmy třetí strany, vyžádáme si vždy předem Váš písemný souhlas.
5. Poučení o Vaší povinnosti poskytnout osobní údaje: Poskytování Vašich osobních údajů je v případě výše uvedených účelů nezbytným požadavkem pro řádné plnění smlouvy s Vámi. Své osobní údaje však rovněž musíte poskytnout i ze zákonných důvodů, zejména z důvodu řádného plnění našich daňových a účetních povinností. Neposkytnutí Vašich osobních údajů ve stanoveném rozsahu může v krajním případě znamenat, že by bylo znemožněno plnění smlouvy, či by mohlo ohrozit kvalitu jejího plnění.
6. Oprávněné zájmy Správce nebo třetí strany v případě, že zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů Správce či třetí strany: Zpracování Vašich osobních údajů může být nezbytné i pro účely našich oprávněných zájmů, zejména v souvislosti s možností uplatňovat naše práva a nároky vyplývající z plnění smluvního vztahu mezi Vámi – nájemcem, obchodním partnerem, zákazníkem a potenciálním nájemcem a partnerem - a námi, ochranou našeho majetku a komunikací s Vámi.
   
   Rovněž i osobní údaje zástupců nájemců, obchodních partnerů a dodavatelů, kteří jsou právnickými osobami, zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů. Vzhledem k tomu, že tito zástupci jednají ve většině případů za nájemce, obchodní partnery nebo dodavatele na základě smluvního vztahu s nimi (jsou zejm. zaměstnanci, členové statutárních orgánů, obchodní zástupci, či osoby pověřené apod.), za účelem splnění smlouvy uzavřené mezi námi a daným obchodním partnerem, nejde o případ, kdy by před těmito našimi oprávněnými zájmy měly přednost zájmy nebo základní práva a svobody těchto zástupců nájemců, obchodních partnerů nebo dodavatelů vyžadující ochranu osobních údajů.
7. Příjemci nebo kategorie příjemců osobních údajů:
   • státní orgány (zejména Úřad pro ochranu osobních údajů, orgány činné v trestním řízení, Policie České republiky, státní zastupitelství, soudy, správci daně) a další subjekty na základě jiných právních předpisů;
   • subjekty, které nám poskytují služby (zejména banky, pojišťovny, IT služby, advokáti a jiní poradci) a se kterými máme uzavřenou příslušnou smlouvu o zpracování osobních údajů;
   • případně vybrané společnosti ze skupiny SAFICHEM GROUP, pokud k tomu bude oprávněný zájem.
8. Předávání osobních údajů do zahraničí: Nemáme v úmyslu předávat osobní údaje do třetí země nebo mezinárodní organizaci.
9. Doba uložení osobních údajů: Při nakládání s Vašimi osobními údaji pro konkrétní účely respektujeme zásadu omezení uložení, kdy Vaše osobní údaje uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu. Rovněž respektujeme zásadu minimalizace údajů, když uchováváme pouze osobní údaje, které jsou přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelům, pro které jsou zpracovávány.
   
   Uchováváme Vaše osobní údaje po dobu trvání našeho smluvního vztahu za účelem výkonu práv a povinností z něj plynoucích, i po jeho skončení k dalším nezbytným účelům, jako je dodržování našich právních povinností, smluvních závazků, řešení sporů a právní vymáhání oprávněných nároků či pro případná správní řízení. Tyto potřeby jsou rozdílné v závislosti na konkrétním důvodu jejich uchování, a proto se doba uchovávání různých druhů Vašich osobních údajů v konkrétních případech výrazně liší, přičemž může dosahovat až 10 let od ukončení smluvního vztahu.
   
   Dále lze odkázat na právní předpisy ve vztahu k účetnictví a daňovým povinnostem, které rovněž vymezují archivační dobu, po kterou je nutno účetní doklady archivovat. Účetní doklady a účetní záznamy, kterými dokládáme vedení účetnictví, musí být evidovány po následující dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
   
   Ve výjimečných případech, například při vedení soudního sporu, může z důvodu ochrany našich oprávněných zájmů dojít i k delšímu uchování některých dokladů obsahujících Vaše osobní údaje. Jedná se zejména o případy, kdy bychom museli tyto doklady předkládat jako důkazy v soudním sporu, ve správním řízení nebo z důvodu výkonu rozhodnutí.
   
   V případě, že je na naši žádost poskytnut kamerový záznam z kamerového systému provozovaného v prostorách na adrese sídla společnosti, bude tento námi uchován pouze po nezbytně nutnou dobu.
10. Automatizované individuálnímu rozhodování, včetně profilování Při zpracování Vašich osobních údajů nedochází k žádnému rozhodování založenému výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo by se Vás obdobným způsobem významně dotýkalo.
11. Vaše práva v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů: V souvislosti s námi nebo pro nás prováděným zpracováním Vašich osobních údajů máte následující práva:
    • právo požadovat přístup k osobním údajům týkajícím se Vás jako subjektu údajů a právo získat kopii Vašich zpracovávaných osobních údajů;
    • právo na opravu Vašich osobních údajů - pokud shledáte, že nejsou vedeny správně či jsou nepřesné);
    • právo na výmaz v rozsahu dobrovolně poskytnutých osobních údajů, tj. v rámci plnění smluvních povinností. Naopak se nelze domáhat výmazu osobních údajů, které jsme povinni shromažďovat, a to na základě právní povinnosti;
    • právo na omezení zpracování;
    • právo na přenositelnost osobních údajů;
    • právo vznést námitku proti zpracování založenému na našich oprávněných zájmech nebo oprávněných zájmech třetí strany;
    • právo podat stížnost u dozorového úřadu, a to v případě, že se domníváte, že zpracováním osobních údajů dochází k porušení Obecného nařízení o ochraně osobních údajů. Stížnost můžete podat u příslušného dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (viz www.uoou.cz).

Kde můžete svá práva uplatnit a jak? Jednotlivá práva můžete uplatnit zasláním e-mailu adresu uvedenou výše v rámci našich kontaktních údajů nebo formou písemné žádosti zaslané na naše sídlo či korespondenční adresu.
Veškerá sdělení a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytujeme bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, jsme oprávněni si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si rovněž vyhrazujeme právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady.

Za jak dlouho můžete očekávat odpověď? Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních Vám poskytneme co nejdříve, nejpozději však do jednoho (1) měsíce. Lhůtu jsme oprávněni v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O případném prodloužení včetně uvedení důvodů bychom vás informovali.